浅论学生资助档案归集的重要性及其策略

  摘 要：
  学生资助档案具有重要的凭证作用，完整的归集对于教育行政管理、展现工作成效和促进学生全面发展具有重要意义。本文首先分析了学生资助档案归集的重要性，包括为资助政策制定提供依据、促进教育公平、落实精准资助、提高学生资助管理成效等方面的意义。随后提出了强化组织保障、规范档案管理流程、细化归档目录、加强督导检查等策略，实现有效的学生资助档案归集，并以此促进教育高质量发展。
  1.引 言
  学生资助是一项重要的暖民心、惠民生工程。对于巩固拓展脱贫攻坚成果、助力全面乡村振兴、提高教育公平、落实立德树人、促进学生全面发展具有重要意义。近年来，尤其是十八大以来，党和国家建立了学前教育资助、义务教育“两免一补”、普通高中国家助学金和免学费、中等职业学校助学金和免学费、生源地信用助学贷款、本专科（研究生）国家奖助学金、高校服兵役学生资助等，从学前到研究生所有学段、所有学校、所有家庭经济困难学生全覆盖的资助政策体系。以我市为例，“十三五”以来，各类资助累计受助学生56.7万人次，发放资金7.05亿元。生源地助学贷款累计发放34.78亿，惠及学生47.62万人次。在落实政策的过程中，会产生大量的比如申请表、申请书、家庭经济类型佐证材料、银行流水等学生资助档案。这些档案的归集作为资助管理的基础工作，不仅仅是一种凭证，对于资助政策的制定和执行、学生资助管理的科学性和效率都具有重要意义。因此，本人结合多年的资助工作经验，旨在通过本文探讨学生资助档案归集的重要性，并提出相应的策略，以期为学生资助工作规范化发展提供参考和借鉴。
  2.学生资助档案归集的重要性
  2.1学生资助档案归集的重要意义
  学生资助是一项长期的民生工程、民心工程，事关国家教育事业的持续健康发展，事关社会的和谐稳定，党和国家高度重视家庭经济困难学生上学问题。党的十八大就做出“不让一个学生因家庭经济困难而失学”的庄严承诺。党的十九大又提出，让每个学生都能享有公平而有质量的教育。党的二十大报告明确要求，“完善覆盖全学段的学生资助体系”。在脱贫攻坚时期，学生资助也发挥了极其重要的作用。当前，学生资助是巩固拓展脱贫攻坚成果、助力乡村全面振兴的一项重要内容。而学生资助档案正是贯彻这一惠民国策的真实记录和有力见证，有着重要的参考价值和可靠的凭证作用，也是各级各类学生资助工作成效的重要体现。
  2.2可以为资助政策的制定提供数据支撑
  学生资助档案中包含了学生的个人信息、家庭背景、学业表现、奖助学金情况等重要信息，这些信息是资助政策制定、资金预算的重要依据。通过对学生资助档案的归集和分析，可以更准确地了解学生的资助需求，为资助政策的制定、预算的下达提供科学依据。[1]
  2.3有利于促进教育公平
  学生资助档案的归集有助于发现和解决教育不平等问题。通过对学生资助档案的分析，可以及时发现特殊困难群体、突发性困难群体、一般性困难群体等学生的资助面以及资助需求，确保每个学生都能够获得应有的资助支持，做到应助尽助、精准资助，从而促进教育公平。
  2.4可以提高资助工作成效，降低行政监督成本
  归集学生资助档案可以帮助学校和教育行政部门更好地管理资助工作。通过建立完善的学生资助档案管理制度，可以提高资助管理的效率和科学性，确保资助资源的合理分配和利用。[2]同时，为审计等监督管理部门提供齐全的档案凭证，防止出现虚报、冒领，保障资金安全，降低行政监督成本。
  3.资助档案管理中存在的问题
  3.1思想不够重视，组织协调欠缺，表现在弱、小、差
  学生资助工作必须在学校实施，是毋庸置疑的。但是学校的教学、安全、德育等各项工作任务十分繁杂，上面千条线、底下一根针，都要靠学校去落实。加之学校本身都是教师编制，并没有专门的资助机构，同时在各项教育教学任务中，资助工作呈边缘化地位（各级行政部门资助机构同样如此），属于“小子辈”。并且工作还涉及宣传、申请、认定、公示、发放、统计、归档等各个环节，任务重、头绪多，周期长，需要多部门协调配合，本来就没有机构，没有专门人员，部门之间互相认为档案归集不属于本职范围，加之机构领导的边缘性，在管理上自然是弱化，工作成效方面显然就不尽如人意。
  3.2人员不够专业，无专门档案室，表现在散、乱、缺
  学校是学生资助档案归集的主要阵地，第一手的资料必然是来自于学校，也应当存放于学校。但是目前，学校并没有专门的从事学生资助工作的人员，大多是教师身兼多职，平时还有教学任务，能腾出精力把资助工作落实就已实属不易，在资助档案的归集上难免力不从心。以我市为例，2018年之前，主要呈现散、乱、缺。散，是因当时没有明确的装订要求，大部分学校的资助档案都是零散存放，一张一张，一撂一撂，有的拿塑料绳扎一下就算归档了；乱和缺，是因为学校老师本身不是专业的资助工作人员，没有经过档案专业的培训，更没有统一的归档目录进行要求。同时也没有专门的档案室，工作过程中不同的印证材料在不同的部门存放，保存的方法也各有不同。比如发放打款由财务处负责，银行流水就在财务处的会计账本里，甚至当时也不注重保存银行流水，只是一些出账单。有的学校银行发放清单上无任何签章，佐证档案材料不规范，法律效力不够[3]。申请表、申请书、家庭经济困难证明等在负责资助的老师手里。另外，由于档案归集的工作量大，各部门只把自己手上一些资料存档，且散乱地装在一些文件袋里，有的是在档案盒里，需要时候拿出来就翻，翻完了再垒成一摞放进去。有时候也忘记放进去，造成资料缺失。为了查阅一个学期的资助档案，要动用学校好多部门、好多人，都不一定能把资料找全，无法形成闭环管理。不仅浪费行政成本，更让我们有理由怀疑是否真正落实了学生资助政策。
  4.学生资助档案归集的策略
  4.1加强组织协调，明确部门职责，提升领导力
  无论是财政部等五部委的《资助资金管理办法》，还是《家庭经济困难学生认定办法》，都把校长是第一责任人列为做好学校工作的首责，从实践来看，这一决策显然是正确的。但是要想把档案归集的工作抓起来，改善上文提到的“散、乱、缺”，教育行政部门必须担当作为，在提升学生资助工作的领导力上下功夫，具体就是在机构建设、人员配备、业务归口等工作机制上下功夫。
  2018年，临汾市以文件形式要求下辖17个县（市、区）教育行政部门，以及各学校要成立学生资助管理机构（包括内设机构），各类学生资助工作不得游离在县（市、区）学生资助管理中心之外。各县（市、区）要配备专职学生资助工作人员，各学校要保证资助工作人员相对固定，以全国学生资助信息管理系统账号使用人为基础，明确各级各部门账号使用人的责任和义务，并实行账号使用人备案制度。明确各县（市、区）、各学校资助管理中心是学生资助档案归集整理的责任主体，其他部门配合。制定了详细的包含宣传、申请、审核、公示、发放、建档备案全流程学生资助档案归档目录，明确了县级教育行政部门和学校级应集中归档的基本目录。并要求各单位需设立专门的档案室，符合防火、防盗、防水、防虫等要求。由此，资助档案多少年的“散、乱、缺”可以得到有效解决，并进一步提升了各级学生资助工作领导力。
  4.2细化归档目录，强化政策依据，强调统一性
  2018年，笔者根据各类学生资助项目管理办法等政策通知，以及审计部门的专项要求，制定了临汾市学生资助档案归集目录。学校级共涉及19条需要统一归档的内容。至此，全市有了统一的资助档案归档目录，做到了有标准、有依据。
  2019年国家教育部等六部门出台了《家庭经济困难学生认定办法》，对各级各类学校在学生资助工作中的宣传、告知、申请、认定、公示、发放等各个环节都做了详细要求，虽然没有对档案管理做更多政策性指导，但是根据该办法可以推导出学生资助工作过程都会产生的各类凡是有凭证作用的资助资料，都应该是归档的重点，为资助档案归集提供了必要的政策参考。所以，在此基础上，我市又完善了2018年出台的资助档案归集目录，学校级从原来的19条归档目录精简到了13条，涵盖了学生资助工作的全过程，且学校资助机构是档案归集主体，由此便可以形成闭环管理。
  学校级的13条归档目录为（包括但不限于）：中央、省、市关于学生资助的相关政策文件、本校学生资助工作实施方案、资助政策宣传工作过程性资料、上级资助资金拨付文件、受助学生学籍卡复印件、申请书、家庭经济困难学生认定申请表（相关佐证材料）、评议情况表、公示情况、银行流水回单、签字确认表、资助金财务进账单和出账单、全国学生资助管理信息系统账号使用人备案表。
  4.3明确考核指标，随时跟进督查，提高执行力
  有规范，不执行，指标就是形同虚设。有执行，不监督，执行就会慢慢走样。督促检查是促进决策落实的重要手段。为了提高各级各部门执行力，教育行政部门需要切实担负起监督检查的责任和属地管理的责任，考核的指标就是资助档案13条归档目录。经过几年的培训、督促、检查，我市的学生资助档案基本上实现了形式统一、目录内容统一。由于各学校受助人数等客观情况不同，除市里统一的归档目录内容必须齐全外，其他的比如装订顺序、项目归类、封面样式等不作过多要求，充分发挥资助工作人员的能动性创新性。目的只有一个，就是要杜绝“散、乱、缺”，形成标准动作必须有，自选动作各有特色的工作局面。同时，我市还将学生资助工作（包括资助档案核查）纳入了每年市政府教育督导室对县级人民政府、县级教育行政部门考核指标体系，并赋予分值。通过专项检查、督导考核等一系列举措，资助工作的“弱、小”格局得到改善，资助档案的整理和归集也变得越来越好。
  4.4引入技术手段，强化信息保障，探索新模式
  2007年以来，国家教育部就陆续建立了全国学生资助管理中心网、全国学生资助信息管理系统，全国学生资助管理信息子系统，全国学生资助办公管理系统、全国学生资助服务系统、全国中等职业学校奖学金评审系统等，为全国学生资助工作信息化奠定了基础。信息系统的广泛应用，会产生大量的电子档案，也为新时代学生资助档案归集工作提出了新要求新挑战。未来利用信息系统、信息化技术先进技术手段，如大数据分析、人工智能等，或可实现利用对学生资助档案进行全国统一归集和管理，提高管理效率和服务水平，相信高层学生资助管理部门在各项系统的研发中已进行了相应的谋篇布局了。
  5.结 语
  学生资助档案的归集对于学生资助工作规范运行，促进教育高质量发展具有重要意义。通过加强组织领导、规范管理流程、统一归集目录、明确考核指标、强化信息保障等策略的实施，可以更好地归集和管理学生资助档案，为学生提供更好的资助服务，进一步促进学生资助工作规范化、科学化发展，进而为教育高质量发展贡献一份力量。
  参考文献：
  [1]程爱荣.高校家庭经济困难学生档案管理.合作经济与科技.2011
  [2]张晓红.学生资助档案归集的现状与对策[J].教育科研2019.6
  [3]马秀荣.浅析学生资助管理档案的主要内容.卷宗.2016.1